Dobór rozwiązania, na którym opierać się będzie codzienna praca zespołu, wymaga dobrej analizy i nakreślenia planów na dalszy rozwój. Dostawcy systemów brokerskich powinni aktualizować narzędzie zarówno w oparciu o potrzeby wynikające ze zmian rynku, jak również indywidualnych potrzeb klienta. Brokerzy szukają rozwiązań, które zachwycą ich szeroko rozwiniętym paskiem menu, personalizacją i zapewnieniem o współpracy przy rozwoju. Krakowska kancelaria brokerska Capital Brokers Insurance Group od czterech lat korzysta z usług VSoft SA. O tym jak rozwiązanie VSoft Insurance Broker wspiera pracę kancelarii rozmawiamy z Mateuszem Cieślikiem, Prezesem Zarządu Capital Brokers.
Ciągły rozwój technologiczny jest jednym z najważniejszych założeń niemal we wszystkich branżach i zawodach. Jak bardzo jest on potrzebny i w jakim stopniu wpływa na codzienną pracę brokera?
Mateusz Cieślik, Prezes Zarządu Capital Brokers: Rzeczywiście rozwój technologiczny jest jedną z najważniejszych rzeczy, niezależnie od branży. Można jednak zaobserwować, że nie zachodzi on w sposób jednorodny. W niektórych branżach widać wyraźne przeskoki technologiczne w stosunkowo krótkim czasie, a w innych bardzo powolny, stopniowy wzrost. Dobrym przykładem obszaru, gdzie technologia rozwija się wolniej, w porównaniu choćby nawet do sektora bankowego, są ubezpieczenia. Jako brokerzy ubezpieczeniowi zauważamy wiele potrzeb związanych przede wszystkim z automatyzacją zapytań, wymianą informacji, prowadzeniem negocjacji czy samego procesu zawarcia polisy. Wykorzystując narzędzie, pozwalające na automatyzację zapytań i tworzenie skonsolidowanych porównań, oszczędzamy dużo czasu, co przekłada się na bardziej wnikliwą analizę i wyciąganie odpowiednich wniosków czyli to, w czym powinien specjalizować się broker ubezpieczeniowy. Niektórzy ubezpieczyciele dostrzegają te potrzeby i proponują coraz to nowsze rozwiązania, ale dzieje się to stosunkowo wolno. Dlatego też warto skorzystać z oferty dostawców systemów dla danej branży. Znając potrzeby Capital Brokers rozpoczęliśmy opracowywanie odpowiednich narzędzi wraz z VSoft SA.
Jak Capital Brokers wykorzystuje nowoczesne technologie do budowy przewagi konkurencyjnej?
Mateusz Cieślik: W naszej firmie wykorzystujemy połączenie dwóch narzędzi technologicznych – wszystkie urządzenia wykorzystywane przez pracowników (głównie komputery i telefony) oparte na jednym intuicyjnym środowisku oraz VSoft Insurance Broker (VIB). Aplikacja VIB, dzięki swoim słownikom, szablonom i procesom pozwala nam znacznie skrócić czas tworzenia nowych zapytań ofertowych, przy zachowaniu wszelkiej staranności i procesów związanych z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń (IDD). Pozwala również na nadzorowanie i przejmowanie odpowiednich zadań, co zdecydowanie ułatwia delegowanie uprawnień. Efektem tego jest to, że nasza kancelaria posiada stosunkowo małą ilość pracowników do ilości obsługiwanych umów ubezpieczenia, w porównaniu ze średnią rynkową (wg informacji z KNF).
Capital Brokers korzysta z aplikacji VSoft Insurance Broker od blisko 4 lat. Jakie zmiany procesowe zaszły w organizacji i jak aplikacja wpłynęła na realizacje działań brokerskich?
Mateusz Cieślik: Zacznę od tego, że przez te 4 lata również sam program bardzo się zmienił – doszły nowe funkcjonalności i rozwiązania. Wszystko to pozwoliło nam na zwiększenie wydajności oraz lepsze usystematyzowanie pracy. Również sam podział odpowiednich zadań i procesów stał się bardziej przejrzysty dla wszystkich pracowników, a co za tym idzie, tak jak wcześniej wspominałem, oszczędzamy sporo czasu.
Jakie funkcjonalności VIB są przez Was najbardziej doceniane?
Mateusz Cieślik: Można powiedzieć, że używamy praktycznie wszystkich funkcji jakie są dostępne w aplikacji, a najbardziej doceniamy te, które nie występowały we wcześniej używanych przez nas programach, tj.:
- możliwość tworzenia slipów, gdzie definiujemy wszystkie elementy zapytania (przedmioty ubezpieczenia, klauzule, ryzyka itp.),
- automatyczne rozsyłanie zapytań,
- procesy sprzedażowe i posprzedażowe,
- tworzenie porównań,
- tworzenie raportu do KNF,
- delegowanie zadań.
Jak na codzienną pracę wpłynęła funkcjonalność obsługi slipów brokerskich?
Mateusz Cieślik: Przede wszystkim znacznie skrócił się czas tworzenia slipów, ze względu na wcześniej zdefiniowane słowniki ryzyk i innych obiektów, które się w zapytaniu zawierają. Dodatkowo zauważamy większą przejrzystość obsługi zapytań – slipy można dowolnie segregować i filtrować według etapu na którym się znajdują. To z kolei powoduje, że nie ma konieczności odpytywania poszczególnych pracowników, żeby uzyskać informację jaki status dana sprawa obecnie posiada. Obsługa zapytań posiada również funkcjonalność w postaci archiwizowania korespondencji pod danym slipem. Dzięki temu w przypadku kontroli KNF lub zmiany osoby obsługującej, mamy dostęp do pełnej korespondencji mailowej pod daną sprawą.
Czy wykorzystanie aplikacji, w procesie tworzenia zapytań ofertowych, pozwala na wymierną oszczędność czasu?
Mateusz Cieślik: Tak jak wielokrotnie podkreślałem – zauważamy znaczną oszczędność czasu i mamy nadzieję, że po wprowadzeniu kolejnych nowych funkcjonalności, takich jak automatyczna wymiana informacji pomiędzy brokerem, a TU, ta oszczędność jeszcze się zwiększy.
Na co zwracać uwagę w rozmowach z dostawcami systemów brokerskich?
Mateusz Cieślik: Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na funkcjonalności jakie oferuje dane oprogramowanie i czy jest one zgodne z naszymi wymaganiami. Kolejną rzeczą są możliwości rozwoju danego oprogramowania. Przed wyborem VIB-a dokonywaliśmy analizy konkurencyjnych programów. Wiele z nich oferowało podobne funkcjonalności, ale już na etapie rozmów z dostawcami o większym dopasowaniu oprogramowania do naszych potrzeb można było zauważyć pewne ograniczenia i brak możliwości wprowadzenia zmian. Niemniej istotny jest również serwis i szybkie usuwanie ewentualnych błędów.
Podsumowując, wybierając odpowiednie narzędzie wspomagające pracę brokera, powinniśmy kierować się nie tylko funkcjami jakie posiada, ale również możliwościami jakie zapewnia nam dostawca. Ważne jest, aby rozwiązanie było stale udoskonalane w oparciu o potrzeby branży i indywidualne potrzeby klienta. Dostawca jakim jest VSoft doskonale wpisuje się w taki model współpracy.
