W dzisiejszej dynamicznej rzeczywistości bankowości kluczowym aspektem skutecznego funkcjonowania instytucji finansowej jest konsekwentne dostosowywanie się do postępującej digitalizacji. Nowoczesne technologie i innowacyjne aplikacje stają się nieodłącznym elementem codziennej pracy banków, a kluczem do sukcesu jest nie tylko ich implementacja, lecz również umiejętne dostosowanie do zmieniających się potrzeb klientów. Niezależnie od lokalizacji czy urządzenia, z którego korzystają, klienci oczekują płynnych, spersonalizowanych i dostępnych online procesów. W tym kontekście istotnym narzędziem staje się system workflow, który nie tylko umożliwia skoordynowane przepływy pracy, lecz także wprowadza element automatyzacji, usprawniając kluczowe procesy bankowe.
W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej roli systemu workflow w bankowości, skupiając się na procesie kredytowym online, funkcjonalności konektorów oraz projektowaniu ścieżek procesu, aby zrozumieć, jakie korzyści może przynieść jego efektywne zastosowanie w środowisku finansowym.
Wolisz posłuchać podcastu o procesach online w bankowości, które oparte są na systemie worklfow?
System workflow w bankowości online
System workflow to narzędzie, które organizuje, monitoruje i automatyzuje sekwencje zadań w ramach określonego procesu. W kontekście bankowości online oznacza to, że każdy etap transakcji lub operacji finansowej może być precyzyjnie kontrolowany i śledzony. Klienci oczekują prostych i intuicyjnych rozwiązań, a banki im to dostarczają poprzez zastosowanie nowoczesnych technologii, opieranych na systemach workflow. Dzięki odpowiednio ułożonym procesom klienci mają dostęp do bieżących informacji w zakresie swoich finansów niezależnie od składanych dyspozycji. Jest to możliwe dzięki systemom workflow. Pod prostotą i przejrzystością często kryją się mocno rozbudowane procesy. Wykorzystanie systemu workflow pozwala jednak na zarządzanie zarówno prostymi, jak i skomplikowanymi procesami. Zmiany w podejściu do procesów bankowych to wynik nie tylko konkurencji pomiędzy tymi instytucjami, ale również wydarzenia geopolityczne. W dobie pandemii okazało się, że wiele dotychczasowych procesów „papierowych” mogło być realizowane zdalnie z wykorzystaniem bankowości internetowej czy mobilnej. Należy tutaj zwrócić uwagę, że obecnie w aplikacjach bankowych klienci mają również dostęp do usług dodatkowych wykraczających poza obszar bankowy jak chociażby płatność za bilety komunikacji miejskiej, opłaty za parkowanie czy opłaty autostradowe. Wszystkie te usługi bazują na systemach workflow, nierzadko obejmujących swoim zasięgiem nie tylko rożne aplikacje, ale również różnych dostawców.
Wprowadzenie systemu workflow przynosi szereg korzyści. Do kluczowych można zaliczyć: zwiększoną efektywność, skrócenie czasu realizacji operacji, optymalizację procesów, minimalizację ryzyka ludzkich błędów oraz lepszą kontrolę nad procesami. Przykłady zastosowań w bankowości obejmują zarówno zarządzanie procesem kredytowym, akceptację transakcji, weryfikację tożsamości klienta, jak i monitorowanie ryzyka.
O coraz większej popularności rozwiązań technologicznych w bankowości świadczą dane publikowane przez same banki, jak i instytucje powiązane mocno z tym obszarem. Jak wynika z raportu NetB@nk, opublikowanego przez Związek Banków Polskich na koniec 3Q2023, liczba aktywnych użytkowników aplikacji mobilnych przekroczyła 21 milionów. W stosunku analogicznego kwartału roku 2022 oznacza to wzrost na poziomie 13%.
Proces kredytowy
Przede wszystkim należy zacząć od podziału na tradycyjny proces kredytowy i online. W tradycyjnym procesie kredytowym konieczne jest osobiste odwiedzenie banku, składanie dokumentów i oczekiwanie na decyzję. W procesie online opartym na systemie workflow cały proces odbywa się zdalnie, a decyzje podejmowane są szybko i efektywnie. Dzieje się tak dlatego, że w procesie online wykorzystywane są zaawansowane narzędzia do weryfikacji danych, analizy scoringowej, a także e-podpisy, umożliwiające bezpieczne podpisywanie umów online. Klienci korzystający właśnie z tej opcji cieszą się więc szybszym dostępem do środków, a banki zwiększają swoją konkurencyjność poprzez zminimalizowanie czasu obsługi klienta, optymalizację zasobów oraz zredukowanie kosztów operacyjnych.
Jednak aby móc w procesie kredytowym weryfikować i analizować dane, najpierw trzeba je pozyskać. Na etapie projektowania określane są źródła, z których system będzie czerpał informacje. Zaczynając od rachunku klienta, system może pobierać dane bezpośrednio z systemu danego banku, jeśli klient posiada w nim rachunek, lub wykorzystując dane z innego banku poprzez usługę AIS. Oszczędzamy w ten sposób nie tylko czas, ale działamy również ekologicznie, ograniczając zużycie papieru. Kolejnym źródłem informacji jest Biuro Informacji Kredytowej. Aby pozyskiwać informacje z BIK, wykorzystujemy konektory VSoft podczas realizacji projektów w obszarze kredytowym.
Kolejnym ważnym krokiem w procesie kredytowym są wyliczenia zdolności kredytowej i podjęcie decyzji. Banki, jako obszar mocno uregulowany, muszą działać zgodnie z przepisami. I tutaj znowu nowe technologie i system workflow pozwalają na odpowiednie dokumentowanie czynności na poczet przyszłych działań audytowych i nadzorczych. Po podjęciu decyzji wystarczy już tylko podpisać dokumenty i uruchomić środki. I w tym zakresie system workflow pozwala na wykorzystanie usług podpisów cyfrowych. Pomimo złożoności procesów kredytowych coraz więcej banków daje klientom możliwość wnioskowania o kredyt bez wychodzenia z domu. Dobrze zbudowany proces z pozyskiwaniem odpowiednich danych, zastosowanie algorytmów dostosowanych do potrzeb banku, a także wysoki poziom bezpieczeństwa systemów pozwalają na lepsze i bardziej efektywne zarządzaniem obszarem ryzyka kredytowego. Z raportów publikowanych przez BIK wynika, że co drugi Polak jest obecnie kredyto- lub pożyczkobiorcą a sprzedaż kredytów gotówkowych rok do roku wzrosła o ponad 18% w ujęciu kwotowym. Wzrosła również sprzedaż kredytów ratalnych, które w ujęciu kwotowym wykazały dynamikę na poziomie ponad 41%. To dwa rodzaje kredytowania, które są dostępne w opcji online. Sprzedaż na poziomie łącznie ponad 9 mld zł tylko w listopadzie 2023 r. pokazuje, że jest to obszar, o który warto walczyć łatwym i intuicyjnym procesem kredytowym online.
Konektory
Konektory pomagają wykorzystywać zewnętrzne dane w różnych obszarach biznesowych, np. oceny zdolności kredytowej, wykrywaniu fraudów czy w procesach windykacyjnych. Zastosowań konektorów jest nieskończenie wiele. Wszystko zależy od specyfiki branży i potrzeb firmy. Integracja systemów bankowych poprzez konektory przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej, umożliwia natychmiastowy dostęp do aktualnych danych klienta oraz minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji. Konektory VSoft pozwalają integrować się z różnymi instytucjami, takimi jak Biuro Informacji Kredytowej (BIK), Biuro Informacji Gospodarczej (BIG), czy Kontomatik, co ułatwia gromadzenie i wymianę danych. Ich funkcjonalność pozwala na ujednolicenie struktury danyc,h co przekłada się na możliwość tworzenia raportów i przechowywania ich historii. Wykorzystywanie aktualnych raportów pozwala optymalizować wydajność narzędzia.
Ścieżka procesu
Projektowanie ścieżek procesu w bankowości online obejmuje analizę i optymalizację każdego etapu, aby zapewnić jak najszybsze i najbardziej efektywne przeprowadzenie transakcji. Rozwój technologii i rosnące oczekiwania klientów powodują, że optymalizacja procesów bankowych zyskuje na znaczeniu. Wprowadzanie procesów cyfrowych oraz zautomatyzowanych daje możliwość szybkiego dostosowywania się banków do zmian wynikających z przepisów prawa czy zmian gospodarczych. Optymalizacja procesów znacząco wpływa na ograniczanie ryzyka, natomiast automatyzacja czynności zmniejsza ilość błędów i pomyłek. W efekcie zapobiega nadużyciom, a także pozwala na oszczędność czasu i obciążenie pracowników, których umiejętności można wykorzystać do realizacji innych zadań. Przykłady obejmują ścieżki procesu w obszarze kredytów, otwierania kont osobistych, zarządzania inwestycjami czy obsługi reklamacji klientów. Praca na procesach to praca w trybie ciągłym i dążenie do wyeliminowania najsłabszych ogniw, aby zapewniać usługi na najwyższym poziomie.
Podsumowanie
Wprowadzenie nowoczesnych procesów online opartych na systemie workflow stanowi kluczowy krok dla banków w dążeniu do zwiększenia efektywności, poprawy obsługi klienta i minimalizacji ryzyka operacyjnego. Integracja systemów, optymalizacja ścieżek procesu oraz zastosowanie nowoczesnych narzędzi to klucz do sukcesu w dynamicznym środowisku bankowości online. Implementacja tych rozwiązań przyniesie korzyści zarówno dla klientów, jak i samych instytucji finansowych, umacniając ich pozycję na rynku.
Jesteśmy na rynku od ponad ćwierć wieku. Od początku naszej przygody wiedzieliśmy, że nie chcemy być jedynie biernym dostawcą rozwiązań. Od zawsze stawiamy na wymianę wiedzy i doświadczeń. Chętnie pogłębiamy tematy, które uważamy za istotne, szczególnie w obrębie branż, z którymi współpracujemy na co dzień. Chętnie analizujemy i omawiamy zmiany technologiczne oraz dzielimy się własnymi przemyśleniami. Pokazujemy jak uczymy się na błędach i z jakich działań jesteśmy dumni.
