Już ponad rok minął od momentu uruchomienia zakładki e-doręczeń w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych jako formalnie obowiązującego kanału komunikacji w ramach prowadzonych postępowań sądowych. Od 3 lipca 2021 do maja bieżącego roku za pośrednictwem nowego systemu dotarło do pełnomocników aż 13,5 mln dokumentów, w tym ok. 3,4 mln doręczeń. Jak podaje Ministerstwo Sprawiedliwości, w tym czasie liczba użytkowników Portalu, będących profesjonalnymi pełnomocnikami wzrosła o 20% i wynosi ponad 50 tysięcy.
Cyfryzacja sądownictwa nabiera tempa z korzyścią zarówno dla organów Państwowych, jak też pełnomocników zawodowych i innych uczestników postępowań. Dzięki digitalizacji procesów oraz zmianom legislacyjnym już 1/3 spraw sądowych w Polsce jest prowadzona w kanale online. Jednak jak pokazują te statystki w praktyce nadal równolegle funkcjonują obie formy komunikacji z wymiarem sprawiedliwości, czyli elektroniczna i tradycyjna. Rozwiązania informatyczne wspierające pełnomocników powinny to uwzględniać. Dla użytkowników Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych istotne znaczenie ma sposób doręczania dokumentów sądowych i możliwość sprawnego podjęcia dalszych działań na drodze postępowania.
E-doręczenie nie dla wszystkich spraw sądowych
Niektóre apelacje wciąż wydają zarządzenia, zgodnie z którymi jedyną obowiązującą formą doręczenia pisma procesowego jest jego wysyłka listem tradycyjnym. W przypadku tak prowadzonych postępowań dalsze kroki zależą od dostarczenia fizycznego dokumentu do pełnomocnika. W związku z tym dla zachowania porządku warto takie sprawy wyłączyć w procesie automatycznego pobierania e-doręczeń. Aby to zapewnić, wdrożyliśmy nową funkcjonalność konektora VSoft Court Portal Connector, dzięki której obecnie jest możliwość wybiórczego decydowania, dla których spraw realizować e-doręczenie. Tak więc sposób postępowania może być dostosowany do potrzeb danej instytucji, zgodnie z jej wewnętrznym przepływem obsługi dokumentów. Rozwiązanie to już teraz wykorzystywane przez jednego z naszych klientów.
Obligatoryjne korzystanie z zakładki ‘Moje doręczenia’ w postępowaniach elektronicznych
A jak prawidłowo przebiega realizacja doręczeń pism sądowych, gdy postępowanie prowadzone jest w sposób elektroniczny? Wówczas zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Sprawiedliwości należy posługiwać się zakładką „Moje doręczenia” w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych. Oznacza to, że sądy powinny eliminować korzystanie z zakładki „Dokumenty” jako drogi uruchamiającej procedurę doręczenia pisma w postępowaniu cywilnym. Powodem tego jest przede wszystkim jednoznaczne określenie daty rozpoczynającej bieg terminów procesowych. Dzięki VSoft Court Portal Connector pełnomocnicy zyskują narzędzie, które automatycznie pobiera dane z PISP do lokalnych repozytoriów, zgodnie z kalendarzem odpytań uwzględniającym dni wolne i weekendy. Zdecydowaną korzyścią wynikającą z takiego rozwiązania jest możliwość wydłużenia czasu obsługi pism procesowych.
Jakich zmian w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych możemy się spodziewać?
Użytkownicy Portalu wciąż widzą wiele obszarów jego działania, które należałoby poprawić lub rozbudować. W wyniku spotkania Pana Przemysława Rosatiego, prezesa Naczelnej Rady Adwokackiej z Panem Zbigniewem Wiśniewskim, pełnomocnikiem Ministra Sprawiedliwości ds. informatyzacji, dyrektorem Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych zapowiedziano szereg konkretnych zmian:
1) doręczenia elektroniczne względem pełnomocników oraz obywateli,
2) biuro podawcze – początkowo będzie obejmować jedynie pojedyncze wnioski (realizacja pod koniec 2022 r.),
3) doręczanie pism pomiędzy pełnomocnikami (realizacja w pierwszym kwartale 2023 r.),
4) rozprawy zdalne – złożenie wniosku o rozprawę zdalną, poświadczenie tożsamości przez PISP, a także streaming dla publiczności,
5) kalendarz dostępności pełnomocników,
6) możliwość zamieszczania linków w ramach danej sprawy przypisanej do konta pełnomocnika – preferowana w tym celu jest zakładka „Posiedzenia”,
7) składanie incydentalnych wniosków, zawiadomień i oświadczeń online w ramach danej sprawy przypisanej do konta pełnomocnika – najlepiej w nowej dedykowanej zakładce, np. „wniosek w sprawie”,
8) wprowadzenie elektronicznego kalendarza pełnomocnika procesowego – ma to na celu zapewnienie możliwości:
- odnotowywania terminów i czasu trwania rozpraw/posiedzeń sądowych w sprawach prowadzonych przez pełnomocnika;
- blokowania terminów czynności procesowych w ramach wszystkich apelacji w sposób wykluczający kolizje terminów;
- oznaczenia przez pełnomocnika procesowego do 25 dni urlopu w roku kalendarzowym, w których nie dopuszcza się realizacji doręczenia;
- wyznaczenia przez sąd terminu rozprawy lub posiedzenia sądu.
9) poczta wewnętrzna lub komunikator umożliwiający prowadzenie korespondencji (zachowując ciągłość) z sądem w sprawach organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Portalu,
10) chatbot udzielający odpowiedzi na typowe zapytania użytkowników,
11) funkcja umożliwiająca poinformowanie o spóźnieniu pełnomocnika na rozprawę,
12) składanie wniosków o nadanie klauzuli wykonalności/stwierdzenie wykonalności/stwierdzenie prawomocności, wraz z możliwością uiszczenia opłaty sądowej.
Podsumowanie
Perspektywy rozwoju Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych są więc dosyć rozległe i jasno określone. Oczywiście tempo realizacji zmian zależy nie tylko od aspektów technologicznych, ale również uwarunkowań prawnych, przez co trudno jest określić konkretne terminy.
VSoft Court Portal Connector jest rozwiązaniem dedykowanym do automatycznej obsługi komunikacji systemów prowadzących sprawy sądowe z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych. Konektor jest na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu każda nowa funkcjonalność Portalu może być wykorzystana do usprawnienia pracy pełnomocników zawodowych.
Agata Zapała
Swoją przygodę z windykacją rozpoczynała jako tester. Do dziś ceni sobie bagaż doświadczeń testerskich, które pozwoliły jej dogłębnie zrozumieć system od strony użytkownika. Jako analityk biznesowy dba o to, aby docelowe rozwiązanie spełniało biznesową potrzebę klienta. Swoją wiedzę rozwija głównie w zakresie monitoringu i windykacji, współpracując z klientami dużych banków w zakresie koncepcji funkcjonalnej i biznesowej rozwoju systemu oraz budowania nowych narzędzi.
