Krok 1: Diagnoza potrzeb
Pierwszym krokiem jest analiza potrzeb poprzez zebranie informacji od wszystkich użytkowników systemu oraz pozostałych jednostek biznesowych, które potrzebują dostępu do danych windykacyjnych. Na tym etapie niezbędna jest burza mózgów z osobami zaangażowanymi w realizację procesów biznesowych, które powinny określić problemy w bieżącej pracy oraz oczekiwania w stosunku do narzędzia, ułatwiającego im pracę.
Bardzo często spotykamy się z wymaganiem ‘(…) chcemy to co mamy, ale bardziej zautomatyzowane i żeby manager mógł bardziej kontrolować i zarządzać wszystkim w nowym systemie’. Czyli raporty zarządcze, panel konfiguracyjny i administracja biznesowa? To jest tylko, i aż, niewielka część systemu. Znacznie więcej kryje się w potrzebach użytkowników operacyjnych – specjalistów i ekspertów, którzy wymagają intuicyjnego i szybkiego interfejsu UX, otwierania okien w mgnieniu oka, jak najmniejszej liczby kliknięć i przejrzystych formularzy z wszystkimi potrzebnymi danymi. I jak połączyć różnorodne potrzeby w jeden zgrabny system, który zadowoli wszystkie strony?
Krok 2: Weryfikacja możliwości
Następnym krokiem jest zebranie wszystkich wymagań w dokument, gdzie najczęściej wydzielamy wymagania funkcjonalne (biznesowe i operacyjne) i niefunkcjonalne (przetwarzania, bezpieczeństwo, wydajność, RODO, audytowanie operacji). Na tym etapie spisujemy wszystkie zgłoszone potrzeby, formułujemy je w wymagania oraz możemy przypisać im priorytet – najczęściej stosowaną metodą jest MoSCoW.
Must, Should, Could, Would – dzięki przypisaniu priorytetu dla każdego wymagania można wyobrazić sobie skalę projektu i zbadać zależności między obszarami biznesowymi. Z drugiej strony, patrząc jako dostawca rozwiązań, mamy możliwość oceny w jaki stopniu wymagania pokrywają się z gotowymi rozwiązaniami i jesteśmy w stanie lepiej dopasować ofertę i harmonogram projektu.
Wracając do badania możliwości, jednym z najważniejszym czynników jest zaangażowanie na tym etapie wewnętrznego IT, które wskaże niezbędne wymagania technologiczne stawiane przed nowym systemem oraz wesprze swoją wiedzą w zakresie zasilania systemu, czy interfejsów wymiany danych z innymi systemami wewnętrznymi. Ważnym elementem tej fazy jest określenie planu integracji, aby uzyskać szerokie spojrzenie na niezbędne punkty styku systemu windykacyjnego z pozostałymi systemami oraz można zaplanować dodanie nowych/brakujących integracji np. bazy zewnętrzne.
Ważnym elementem na tym kroku jest zrobienie analizy rynku dla systemów windykacyjnych. Najlepszym źródłem wiedzy mogą być zaufane osoby z branży, doświadczenia pracowników z pracy w innych instytucjach, a przede wszystkim referencje Dostawców dotyczące zrealizowanych wdrożeń. Ważne informacje pozyskamy, jeśli Dostawca udostępni nam demo systemu i umożliwi zapoznanie się z funkcjonalnościami gotowego produktu.
Krok 3: Wybór rozwiązania
Do tej pory udało się:
- zebrać wymagania,
- zbudować team projektowy,
- przygotować business case,
- wstępnie oszacować budżet projektowy,
- przeanalizować rynek sprawdzonych Dostawców.
Dochodzimy do sedna – gotowy produkt, czy system szyty na miarę?
Gotowy produkt ma podstawową zaletę – jest gotowy 🙂 Skracamy czas wdrożenia i obniżamy próg wejścia naszej organizacji w nowy system. Oczywiście warunkiem wyboru takiego rozwiązania jest jego gotowość do obsługi zróżnicowanego portfela należności, a w szczególności:
- automatyzacja czynności windykacyjnych i przydziału spraw do procesów/ pracowników,
- obsługa wszystkich procesów windykacyjnych,
- pozwala na samodzielne planowanie kroków procesowych,
- umożliwia szybkie modyfikacje strategii i warunków przydziału do strategii,
- ma podpięte gotowe raporty i pozwala na podpinanie wykreowanych raportów na bazie danych systemu,
- pozwala sterować dostępami i uprawnieniami do rejestracji działań,
- jest zintegrowany z EPU i innymi bazami zewnętrznymi,
- obsługuje komunikację z zewnętrznymi podmiotami.
Przede wszystkim gotowy produkt musi być user friendly dla pracowników na każdym etapie procesu windykacyjnego i dostarczać wszystkie istotne informacje od razu po wejściu na sprawę lub klienta.
Kolejną zaletą gotowego produktu jest ciągła praca nad systemem przez Dostawcę, który dostarcza nowe funkcjonalności w oparciu o wypracowaną road mapę rozwoju produktu. Jako Zamawiający zyskujemy komfort z posiadania wpływu na plany rozwojowe aplikacji i decyzyjność w zakresie włączania nowych funkcjonalności w naszej organizacji.
System szyty na miarę ma również podstawową zaletę – można użyć gotowego produktu jako modela, który ‘ubierzemy’ w dopasowane do nas dodatki. Zyskujemy możliwość na bieżąco kontrolowania postępu prac nad dostosowaniem rozwiązania do naszym potrzeb, możemy szybko reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym i przekazywać feedback do zespołu projektowego. Minusem jest czas dostarczenia kompletnego systemu oraz ewentualna konieczność rozbicia planu wdrożenia na fazy. Każda faza wymusza przeprowadzenie pełnego planu testów preprodukcyjnych i rekoncyliacji danych.
Wybór nie jest prosty, ale zanim go podejmiemy warto jest wykonać krok nr 4, który może pomóc nam w podjęciu decyzji.
Krok 4: Warsztat
Jesteśmy coraz bliżej osiągnięcia celu: zrobiony rekonesans na rynku, mamy wiedzę o sprawdzonych Dostawcach i wysyłamy zapytanie ofertowe. Obejrzeliśmy kilka prezentacji gotowych systemów lub podsumowań wdrożeń rozwiązań szytych na miarę. Nadszedł czas na zaplanowanie warsztatu z wybranymi Dostawcami.
Najlepiej wytypować na spotkanie osoby, które reprezentują jednostki biznesowe – odbiorców systemu oraz zaangażować osoby z IT np. architekta systemów, który będzie nieocenionym wsparciem w wyborze najlepszego rozwiązania. Na tym kroku można rozważyć wybór techniki warsztatowej, który pozwoli lepiej wyrazić oczekiwania i zderzyć je z możliwościami.
Najczęściej wybierana jest metoda tradycyjna, gdzie Dostawca i Zamawiający spotykają się razem i pracują nad wymaganiami spisanymi przez Zamawiającego, aby je doprecyzować i zweryfikować stopień zrozumienia przez obie strony. Tradycyjny warsztat pozwala zrozumieć oczekiwania Zamawiającego, ale często zawężone tylko do spisanych wymagań. Bardzo często podczas takiej formy warsztatów ‘wychodzą‘ dodatkowe potrzeby biznesowe, wynikające z dialogu z Dostawcą, który dzieli się doświadczeniami zebranymi z innych wdrożeń.
Jedną z metod jest event storming, który pomoże zarówno na etapie zbierania wymagań wewnętrznych, jak i gdy jesteśmy umówieni na warsztat z Dostawcą. Zastosowanie tej metody jest korzyścią dla Zamawiającego (rozpisanie całej domeny systemu w kontekście realizacji czynności biznesowych) oraz dla Dostawcy, który lepiej zrozumie wymagania i zaproponuje rozwiązanie dopasowane do potrzeb. Ta metoda warsztatowa angażuje wszystkich uczestników warsztatów, wyzwala kreatywność i pozwala na wychwycenie zależności między czynnościami użytkownika i funkcjonowaniem systemu.
Kolejnym narzędziem warsztatowym jest facylitacja. Dzięki tej metodzie, oprócz problemowej analizy wymagań biznesowych, zyskujemy wzrost zaangażowania członków zespołu i przygotowujemy organizację na zmianę, stając się ambasadorami nowego systemu. Prowadząc warsztat w oparciu o zasady facylitacji angażujemy pracowników Zamawiającego i Dostawcy we wspólne rozwiązywanie problemów, poznając przy okazji możliwości adaptacji uczestników do zmian w zakresie projektu.
Recepta na sukces
Praca zespołowa!
Efektywny zespół projektowy to odpowiedzialność obustronna – Zamawiającego i Dostawcy. Przede wszystkim jasne ustalenie priorytetów, odpowiedzialności i decyzyjności po obu stronach przybliża do sukcesu projektu. Dzięki temu budujemy zespół profesjonalistów, który przechodzi w relacje partnerskie, aby wspólnie stawić czoło wyzwaniom, zarówno przy tworzeniu systemu szytego na miarę, jak i dostarczaniu przyrostów dla gotowego produktu.
Wybór systemu może być zobowiązaniem na lata i dobrze jest dobrać taki, który pozwoli naszej organizacji się rozwijać i szybko dostosować do zmian w otoczeniu naszej organizacji.
Joanna Skawińska
W VSoft SA zajmuje się analizą funkcjonalną oraz rozwojem i dostosowaniem narzędzi IT do biznesowych potrzeb w obszarze finansowym, a w szczególności monitoringu i windykacji. Wiedzę w obszarze monitoringu i windykacji należności zdobywa od 2005 roku, bazując na swoich doświadczeniach zarządzania procesami i zespołami odpowiedzialnymi za monitoring i windykację dla m.in. Banku BPH S.A., Banku Pekao S.A., Alior Banku S.A., SGB-Bank S.A.
