Rozliczenie podatkowe na podatki lokalne może trwać dzień, tydzień lub też miesiąc. W przypadku podatników posiadających dużo nieruchomości zlokalizowanych w wielu gminach w Polsce lub charakteryzujących się dużą dynamiką zmian proces rozliczeń należy powtarzać wielokrotnie wykonując szereg podobnych do siebie czynności, co niejednokrotnie w okresach newralgicznych paraliżuje działalność działów księgowych.
Coraz więcej przedsiębiorstw widzi konieczność usprawnień w tym obszarze, budując własne narzędzia, które pomagają w pewnym wąskim spectrum problemu lub też korzystają z kompleksowych systemów takich jak VSoft Tax Reporting, automatyzujących cały proces rozliczeń podatkowych.
Jakie funkcjonalności powinien posiadać system automatyzacji rozliczeń?
Systemy informatyczne służące automatyzacji rozliczeń podatkowych na podatek od nieruchomości, rolny oraz leśny pozwalają przede wszystkim na:
- Drastyczne skrócenie czasu potrzebnego do przygotowania deklaracji podatkowej oraz informacji o wysokości należnego podatku.
- Możliwość przechowywania oraz archiwizacji wszystkich informacji na temat poszczególnych nieruchomości, obiektów opodatkowania, deklaracji oraz dokumentów. Informacje te przechowywane są w jednym miejscu, co w przypadku kontroli umożliwia szybki dostęp do tak zgromadzonych danych.
- W pełni automatyczne wyliczenie wartości należnego podatku oraz informacji o należnych ratach zgodnie z przepisami prawa podatkowego z uwzględnieniem danych dotyczących stawek podatkowych oraz danych o klasie czy też okręgu podatkowym, co odbywa się w ciągu kilku minut, a nie w sposób ręczny, gdzie wszystkie takie informacje należy za każdym razem pobrać z innych źródeł zewnętrznych.
- Import danych podatkowych ze źródeł zewnętrznych, ich walidację zarówno pod kątem poprawności strukturalnej, jak również jakościowej, dając pewność, że informacje, które są wysyłane poza system są w pełni poprawne i nie będą powodowały konieczności składania wyjaśnień w urzędzie.
- Możliwość eksportu danych do plików zarówno PDF, jak również plików możliwych do umieszczenia na skrzynkach podatkowych urzędów miast i gmin, przy użyciu systemu EPUAP, co pozwala ograniczyć dodatkowe koszty drukowania oraz wysyłki takich dokumentów w sposób tradycyjny.
- Audytowalność oraz przechowywanie historii wszelkich zmian wykonywanych przez użytkowników systemu, co w przypadku przechowywania danych np. w plikach Excel nie jest możliwe.
- Tworzenie raportów analitycznych, które umożliwią przygotowanie dowolnych zestawień.
- Przechowywanie danych konfiguracyjnych o organach podatkowych, stawkach podatków, okręgach podatkowych, jak również danych dotyczących przeliczników podatkowych na podatek rolny, tak, aby cała wiedza dostępna była w jednym miejscu.
W kolejnych podrozdziałach zostały szerzej zaprezentowane niektóre z ww. funkcjonalności oraz ich znaczenie w procesie automatyzacji rozliczenia podatkowego.
Deklaracje podatkowe
W ramach procesu rozliczeń rocznych każdy przedsiębiorca, który jest właścicielem nieruchomości budynkowych, nieruchomości rolnych, pól, łąk, sadów, lasów czy też stawów jest zobowiązany do złożenia deklaracji podatkowej:
DN-1 z załącznikami ZDN-1 oraz ZDN-2 w przypadku podatku od nieruchomości,
DR-1 z załącznikami ZDR-1 oraz ZDR-2 w przypadku podatku rolnego,
DL-1 z załącznikami ZDL-1 oraz ZDL-2 w przypadku podatku leśnego.
Każda taka informacja jest złożona:
Z deklaracji głównej, gdzie oprócz danych identyfikacyjnych przedsiębiorcy znajduje się podsumowanie wszystkich powierzchni w rozbiciu na konkretne przedmioty opodatkowania oraz wyliczenie łącznego zobowiązania finansowego – podatku oraz jego podział na raty.
Załącznika pierwszego, gdzie wyszczególnione są dane o wszystkich przedmiotach podlegających opodatkowaniu zawierające m.in. takie informacje jak położenie, nr księgi wieczystej, nr obrębu i działki, klasa, powierzchnia oraz stawka podatku.
Załącznika drugiego zawierającego informacje o wszystkich przedmiotach opodatkowania zwolnionych z podatku, gdzie oprócz danych analogicznych jak w przypadku załącznika pierwszego należy wykazać podstawę zwolnienia.
Każda taka deklaracja jest składana osobno do każdego z organu podatkowego, którym jest urząd miasta lub gminy. W przypadku gdy przedsiębiorca posiada nieruchomości zlokalizowane w wielu gminach ilość deklaracji do stworzenia może być pokaźna. Dodatkowo z uwagi na konieczność wyszczególnienia każdego z przedmiotów opodatkowania z osobna znacząco rośnie ilość danych, które należy uzupełnić w załącznikach do deklaracji. Na porządku dziennym są deklaracje składające się z kilkudziesięciu stron.
Tworząc takie deklaracje ręcznie lub wykorzystując niekompletne narzędzia istnieje ryzyko pomyłki, jak również konieczność spędzenia ogromu czasu nad wytworzeniem, a następnie sprawdzeniem takich deklaracji (co roku startując od początku). Dodatkowo wyliczenie podatku dla dużej ilości przedmiotów może sprawić, że kilka osób zajmuje się wyłącznie jednym tematem, co ma niebagatelne znaczenie na początku roku podatkowego, gdzie oprócz rozliczeń podatków lokalnych działy księgowe zmuszone są do rozliczenia pozostałych grup podatków.
Automatyczne generowanie deklaracji pozwala w kilku prostych krokach, zaledwie po paru minutach wytworzyć kompletne zeznania, zarówno jako pliki PDF, jak również pliki gotowe do umieszczenia na skrzynkach podatkowych organów podatkowych, niezależnie, czy tych deklaracji są dziesiątki, czy też setki, albo czy przedmioty opodatkowania są liczone w setkach, czy tysiącach.
Należy też mieć na uwadze fakt, że odpowiednio zbudowany system umożliwi, oprócz wytworzenia deklaracji ich przechowywanie wraz ze wszystkimi danymi, co ma niebagatelne znaczenie w kolejnych okresach rozliczeniowych. Jest to również pomocne w przypadku konieczności stworzenia korekt zeznań w ciągu roku podatkowego, gdzie odpowiednie wytworzenie poprawnej deklaracji może okazać się dużym problemem, gdy takich informacji nie mamy już zgromadzonych i należy przeprowadzić cały proces rozliczenia na nowo z uwzględnieniem już złożonych informacji.
Wyliczenie zobowiązania podatkowego oraz zapłata podatku
W przypadku osób fizycznych decyzje podatkowe wraz z obliczeniem należnego podatku odbywa się po stronie organu podatkowego. W przypadku osób prawnych jest zgoła inaczej – to przedsiębiorca ma obowiązek zidentyfikowania wszystkich przedmiotów opodatkowania, ich zewidencjonowania, wyliczenia należnego zobowiązania podatkowego, złożenia deklaracji podatkowej, jak również odpowiedniego podziału na raty podatkowe. Dodatkowo w przypadku każdej zmiany na pojedynczych przedmiotach opodatkowania to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek zgłoszenia takiej zmiany poprzez wysłanie do organu podatkowego korekty deklaracji zawierającej ponownie cały zestaw danych z uwzględnieniem już zapłaconego podatku oraz dodatkowych elementów, takich jak nierozliczone nadpłaty itp.
Raty podatku w zależności od typu podatku różnią się co do ilości oraz daty płatności:
Na podatek od nieruchomości – 12 rat, płatne do 15 dnia każdego miesiąca, poza styczniem, gdzie płatność odbywa się do 31 stycznia,
Na podatek leśny i rolny – 4 raty płatne do 15 dnia marca, maja, września oraz listopada.
W przypadku posiadania dużej ilości przedmiotów opodatkowania, czy też ich ciągłej zmienności w czasie ilość danych koniecznych do poprawnego wyliczenia zobowiązania podatkowego z uwzględnieniem wszystkich przepisów prawa podatkowego oraz wyliczenia wartości rat podatków nie jest sprawą trywialną. Dodatkowe utrudnienia, takie jak różny sposób wyliczenia podatku w zależności od jego rodzaju, konieczność pozyskiwania dodatkowych informacji o stawkach podatkowych dla każdego urzędu z osobna, jak również konieczność pobierania danych o przelicznikach powierzchni na hektary przeliczeniowe oraz danych o okręgach podatkowych powodują, że czas jednorazowego rozliczenia może być bardzo długi.
Systemy automatyzujące obliczenie podatku pozwalają na zminimalizowanie czasu wyliczenia do kilku – kilkunastu sekund, co w gorącym okresie rozliczeniowym pozwoli na szybsze złożenie zeznania i pełną kontrolę nad danymi.
Stawki podatkowe oraz dane konieczne do wyliczenia podatku
Aby jak najpełniej móc przygotować odpowiednią deklarację podatkową istotnym jest budowa bazy organów podatkowych. Każda informacja dotycząca podatków lokalnych zawiera dane identyfikacyjne organu podatkowego, takie jak jego nazwa, adres oraz niejednokrotnie numer konta zależny od typu podatku.
Oprócz tych danych koniecznym jest, aby do każdego organu podatkowego zostały przypisane informacje o:
- stawkach podatku na podatek od nieruchomości, które to stawki różnią się w zależności od gminy;
- okręgu podatkowym na podatek rolny;
- obniżonej w gminie cenie kwintala żyta do wyliczenia podatku rolnego.
Każdy system automatyzujący wyliczenie podatku musi posiadać ponadto rozbudowaną konfigurację:
- przeliczników hektarów na hektary przeliczeniowe zależne od okręgu podatkowego oraz przedmiotu opodatkowania dla podatku rolnego;
- ceny kwintala żyta per konkretny rok podatkowy z wyróżnieniem przelicznika dla gruntów stanowiących i niestanowiących gospodarstwa rolnego;
- przeliczników dotyczących przedmiotów opodatkowania podatku leśnego;
- ceny metra sześciennego drewna per konkretny rok podatkowy.
Tylko w przypadku posiadania w jednym miejscu wszystkich tych danych jesteśmy w stanie poprawnie obliczyć i wygenerować deklarację na podatki lokalne.
VSoft jako wieloletni dostawca produktów z obszaru sprawozdawczości podatkowej posiada kompleksowe narzędzie VSoft RET automatyzujące proces rozliczenia podatków lokalnych: podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego.
Absolwent Informatyki oraz trzech kierunków studiów podyplomowych z branży IT, analityki danych, ekonomii oraz zarządzania. W VSoft od ponad 13 lat, obecnie pełni rolę architekta rozwiązań biznesowych, kreując rozwiązania z obszaru sprawozdawczości oraz podatków. Wcześniej programista, lider i kierownik zespołu. Prywatnie pasjonat polskiej i nie tylko starej motoryzacji, a ostatnio również zapalony gravelowiec.
