Automatyzacja procesów windykacyjnych wkracza na nowy poziom, dzięki szybko postępującej digitalizacji usług świadczonych przez firmy windykacyjne, a także przez szerszy dostęp do danych w serwisach publicznych. I właśnie tym ostatnim przyjrzymy się bliżej, aby pokazać zakres zmian w ostatnich latach i oszacować realny wpływ na optymalizację procesów biznesowych.
System EPU – Elektroniczne Postępowanie Upominawcze
Krótki rys historyczny:
9 stycznia 2009 – wchodzi ustawa umożliwiająca prowadzenie postępowań o zapłatę (wynikających z Kodeksu Cywilnego i innych ustaw) w trybie Elektronicznego Postępowania Upominawczego (EPU).
1 stycznia 2010 – ustawa wchodzi w życie i zaczyna się transformacja działów windykacji sądowej, które muszą dostosować swoje procesy do nowej rzeczywistości.
Początki były trudne – konieczność dostosowania procesów i systemów oraz nauka obsługi systemu do składania powództwa masowego. Wyniki postępowań początkowo nie były oszałamiające, ale z czasem ilość pozytywnie, dla wierzycieli, rozpatrywanych pozwów zaczęła wzrastać i proces postępowania w EPU mocno przyspieszył. Na pewno pomocne okazało się inwestowanie w rozwój portalu i umożliwienie procesowania pakietów spraw w trybie powództwa masowego. Rozwój usługi EPU pozwala na integrację on-line poprzez konektor, co znacząco zwiększa możliwość skutecznego zarządzania procesem przekazywania paczek spraw do sądu. De facto komunikacja z sądem wyznaczonym do obsługi procesów EPU w tym momencie przebiega całkowicie poprzez portal, a pracownicy działów windykacji mogą na bieżąco być informowani w systemie źródłowym o efektach postępowania. Dodatkowym plusem integracji jest możliwość „pilnowania” przez system windykacyjny terminów, przypominania o wypełnieniu dokumentów wymaganych przez e-Sąd, ale przede wszystkim portal umożliwia gromadzenie całej historii i dokumentacji w jednym miejscu.
Podsumowując, EPU otworzyło drzwi dla digitalizacji procesów sądowych dla wierzycieli masowych i stworzyło zapotrzebowanie na automatyzację, do tej pory, żmudnych i czasochłonnych procesów odzyskiwania należności.
PISP – Portal Informacyjny Sądów Powszechnych
Kolejnym krokiem milowym w procesie digitalizacji było stworzenie Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, którego rola w ostatnich miesiącach elektryzuje wszystkich uczestników postępowań sądowych. A wszystko za sprawą nowelizacji przepisów o e-doręczeniu korespondencji z Sądu w toku prowadzenia postępowań rozpoznawanych według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.
Sam Portal powstał kilka lat temu i pozwalał na uzyskanie wglądu w udostępnione elektronicznie akta sprawy w obrębie danej apelacji. Zmiana sposobu wykorzystania Portalu nastąpiła w związku z zagrożeniem epidemicznym oraz ograniczeniem dostępu do stacjonarnych siedzib sądów. W 2020 roku wprowadzono przepisy, że Sąd ma doręczać adwokatowi, czy radcy prawnemu pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism, czyli w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych.
Przepisy obowiązujące od 3 lipca 2021 wymusiły na kancelariach i pełnomocnikach profesjonalnych bardzo szybkie dostosowanie się do zmian w sposobie doręczania korespondencji procesowej. W związku z tempem wprowadzania zmian, wiele instytucji zainteresowanych żywotnie tematem dostępu do dokumentacji procesowej, poszukuje rozwiązań pomocnych w zapewnieniu dostępu do danych na Portalu. Wspomniane zmiany stworzyły okazję do wdrożenia kolejnych funkcjonalności optymalizujących przebieg procesu sądowego.
Odpowiedzią na potrzebę szybkiego dostępu do danych z różnych apelacji jest konektor, który może pobierać dane z wszystkich portali i prezentować wyniki w systemach windykacyjnych w kontekście sprawy, której dokumentacja dotyczy. W ramach pobieranych przez konektor metadanych, system może przypisać zadania/ powiadomienia dla opiekunów sprawy i monitorować etapy postępowania.
KRZ – Krajowy Rejestr Zadłużonych
W tym roku powinna pojawić się kolejna nowość w zakresie dostępu do danych niezbędnych dla procesów windykacyjnych – cyfrowy Krajowy Rejestr Zadłużonych. Start rejestru był już kilka razy przekładany, ale najnowsza data planowanego uruchomienia to grudzień 2021, więc pozostało coraz mniej czasu na dostosowanie procesów i narzędzi do wykorzystania nowego źródła danych. A ma to być rozwiązanie na tyle rewolucyjne, że w jednym z artykułów prasowych wprowadzenie KRS porównano do przesiadki z poloneza do tesli (źródło Dziennik Gazeta Prawna: https://biznes.gazetaprawna.pl/artykuly/8252771,cyfrowy-krajowy-rejestr-zadluzonych-czyli-rewolucja-ktora-czeka-nas-1-grudnia.html).
Rejestr ma zapewnić całkowicie elektroniczne postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne oraz dostęp do danych o dłużnikach alimentacyjnych. De facto wprowadzenie KRZ ma przyspieszyć dostęp do newralgicznych informacji o trwających procesach restrukturyzacyjnych i upadłościowych, zapewnić płynne przekazywanie informacji pomiędzy wierzycielami i dłużnikami oraz wyeliminować „papier” z procesów na linii wierzyciel – dłużnik – sąd – doradcy restrukturyzacyjni.
Wprowadzenie KRZ jest jednym z największych projektów realizowanych w ramach cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości.
e-Egzekucje
Kolejnym procesem, który w ciągu ostatnich lat przeszedł ogromną metamorfozę jest egzekucja komornicza, a największy wpływ na jej przeobrażenia miała pandemia. Regulacje prawne związane z pandemią zablokowały możliwość prowadzenia egzekucji z nieruchomości bezpośrednio, więc idealnym rozwiązaniem było wprowadzenie e-licytacji. Ścieżkę do wprowadzenia tego rozwiązania przetarła e-egzekucja z ruchomości (aukcje elektroniczne), która została dobrze przyjęta przez środowisko komorników i wierzycieli. Ogromną rolę w proponowaniu nowych rozwiązań pełni Krajowa Rada Komornicza, która pilotuje tematy cyfryzacji procesów egzekucyjnych, zgłaszając nowe pomysły na udrażnianie postępowań komorniczych.
Na chwilę obecną nadal obowiązują ograniczenia pandemiczne dot. zakazu eksmisji, więc przepisy obowiązujące od 19 września 2021 (w zakresie e-licytacji z nieruchomości) aktualnie dotyczą postępowań, gdzie nieruchomość nie zaspokaja potrzeb mieszkaniowych dłużnika. Założeniem głównym jest przyspieszenie postępowania i wyeliminowanie sytuacji sztucznego przedłużania trwania procesu licytacji przez uczestników postępowania.
Powyższe rejestry, bazy i portale dają uczestnikom tych rozwiązań jedną najważniejszą korzyść – chyba najczęściej używaną w kontekście cyfryzacji – eliminację papieru. Dla wierzycieli najważniejsze jest przyspieszenie postępowań i możliwość optymalizacji procesów biznesowych, poprzez efektywne rozplanowanie zasobów oraz lepiej „mierzalne” monitorowanie przebiegu postępowań.
Joanna Skawińska
W VSoft SA zajmuje się analizą funkcjonalną oraz rozwojem i dostosowaniem narzędzi IT do biznesowych potrzeb w obszarze finansowym, a w szczególności monitoringu i windykacji. Wiedzę w obszarze monitoringu i windykacji należności zdobywa od 2005 roku, bazując na swoich doświadczeniach zarządzania procesami i zespołami odpowiedzialnymi za monitoring i windykację dla m.in. Banku BPH S.A., Banku Pekao S.A., Alior Banku S.A., SGB-Bank S.A.
