Czy kompletowanie służbowych oraz ważnych informacji w aplikacjach mobilnych jest dobrym rozwiązaniem? W jaki sposób są one zabezpieczane? Jak odpowiednio kompletować dokumenty pracując w terenie? Aplikacja VSoft Mobile Workforce dostarcza odpowiedzi na te pytania oraz pokazuje jak kompletować dokumenty w bezpieczny a zarazem wygodny sposób.
Na czym polega kompletowanie dokumentów w aplikacji VMW?
Najprościej mówiąc, to elektroniczny obieg dokumentów pozwalający na zamianę dokumentów w formie papierowej na ich elektroniczne wersje. Ponadto VSoft Mobile Workforce umożliwia dodanie do systemu stworzonych wcześniej dokumentów elektronicznych, które następnie mogą być przesyłane pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Czym VSoft Mobile Workforce różni się od tradycyjnej teczki dokumentów?
W tradycyjnej teczce dokumenty pozyskane od klienta mogą zaginąć i nie zawsze panuje w niej porządek, dlatego czasem trudno znaleźć potrzebne pismo, które dotyczy konkretnego zlecenia lub klienta. Wykonanie zdjęcia dokumentów oraz dodanie ich w postaci załączników w aplikacji VMW eliminuje te niedogodności. Załączniki są dodawane bezpośrednio do zlecenia, co powoduje odpowiednie kompletowanie dokumentów oraz wpływa na optymalizację działań. Pracownik obsługujący zlecenie terenowe bezpośrednio wprowadza załączniki, zdjęcia, odpowiada na pytania do raportu w ramach zadania, które obecnie obsługuje. Dzięki temu VMW usprawnia zarządzanie dokumentami poprzez uporządkowanie procesów biznesowych. Dodatkowo aplikacja pozwala na masowe skanowanie, realizowanie zdjęć, dołączanie załączników. Co za tym idzie? Oszczędność czasu oraz redukcja kosztów wydruku.
Uporządkowanie i co dalej?
Aplikacja VMW poprzez intuicyjne raportowanie wyników swojej pracy, pozwala na sprawne dodawanie załączników nawet podczas wizyty u klienta. Ryzyko niewykonania zdjęć, braku dołączonych dokumentów, skanów, czy też pobrania podpisu maleje praktycznie do zera. Pracodawca otrzymuje skompletowane dokumenty odpowiednio przypisane do wykonanego przez pracownika mobilnego zadania. Wykonywane zdjęcia czy dołączone dokumenty możemy dodatkowo nazwać oraz wprowadzić krótką notatkę. Wraz z odpowiedziami na pytania do raportu, dołączenie stosownej dokumentacji stanowi klucz do prawidłowego zrealizowania zadania.
Oprócz dołączonych załączników oraz zdjęć dokumentów, użytkownik aplikacji może pobrać podpis elektroniczny od klienta. To jedna z naszych najnowszych funkcjonalności, która zdecydowanie ułatwi potwierdzenie przyjętych dokumentów. Aplikacja umożliwia złożenie podpisu na urządzeniu mobilnym w kilku prostych kliknięciach. Każdy e-podpis zostanie dołączony do raportu jako załącznik w formie graficznej.
Czy dokumenty przechowywane w VMW są bezpieczne?
Dodawanie załączników, skanów oraz zdjęć bezpośrednio do zlecenia w aplikacji jest zdecydowanie bezpieczniejsze niż przechowywanie ich w wersji tradycyjnej. Aplikacja posiada zabezpieczenia, które je chronią, począwszy od obowiązkowego nadania kodu PIN przez odcisk palca a kończąc na rozpoznawaniu twarzy. Korzystanie z nich skutecznie minimalizuje utratę danych osobowych, jak może to mieć miejsce w przypadku dokumentów tradycyjnych.
Dokumenty, załączniki, zdjęcia przechowywane są na serwerze centralnym. Aplikacja jest zgodna z wymaganiami RODO chroniąc dane pracowników i klientów. Udostępnienie zdjęcia bądź jego wykonanie wiąże się z potwierdzeniem odpowiedniego pozwolenia na telefonie.
VSoft Mobile Workforce jest zgodny ze standardem bezpieczeństwa MASVS 1.0 Level 2.
Wykorzystanie aplikacji w praktyce
Świetnym przykładem jest jeden z największych Banków, który wykorzystał naszą aplikację do masowego skanowania akt sądowych. Akta sądowe to podstawowy mechanizm, za pomocą którego rozwijane są procesy sądowe. Dzięki kompletowi wszystkich istotnych dla sprawy dokumentów, które składają się na akta sądowe, proces może być rzetelny, co ma ogromny wpływ na jego zakończenie. Pracownicy Banku za pomocą aplikacji, dokonują kompletowania wymaganych dokumentów oraz dołączają je bezpośrednio do przypisanego zadania. Zgromadzone oraz opisane elektronicznie dokumenty bezpiecznie trafiają do pracodawcy.
Zmiana na lepsze!
Kompletowanie elektronicznych dokumentów przez aplikację to w dzisiejszych czasach ,,must have”. To niesamowite usprawnienie pracy dla pracowników wykonujących pracę w terenie oraz odpowiadających za pozyskane dokumenty.
Wszyscy doskonale rozumiemy znane powiedzenie, że czas to pieniądz. Prawidłowo i sprawnie wykonane zadanie zwiększa produktywność. Czy warto marnować czas, fundusze i nerwy na tradycyjne skanowanie dokumentów, kiedy wszystko można zmieścić na ekranie naszego tabletu czy smartfona?
Paulina Głogowska
Specjalistka ds. jakości, mająca pod opieką kilka flagowych produktów VSoft z zakresu windykacji. Ściśle współpracuje z programistami, analitykami oraz użytkownikami, aby zapewniać ich sprawne i wygodne działanie. Posiada doświadczenie z zakresu technologii mobilnych, desktopowych oraz webowych. Prywatnie ogromna miłośniczka podróży oraz fotografii.
