Czym jest prosty język?
„Plain language” to standard językowy zalecany wszystkim autorom i instytucjom piszącym teksty adresowane do masowego odbiorcy (…) Prosta polszczyzna to język do szybkiej lektury, ale przede wszystkim – język klarownych myśli, szczerych intencji i prostej formy.
Prosty język to także pamiętanie, że po drugiej stronie dokumentu też jest człowiek. To wskazywanie w tekście zarówno na jego autora (nadawcę), jak i adresata (odbiorcę). Ta osoba, do której piszę, ma być moim partnerem, dlatego powinnam pisać do niej w sposób zrozumiały, zwięzły i jak najłatwiejszy w odbiorze. Zawiłe, trudne zdania, wyszukane konstrukcje składniowe, miliony odwołań mocno utrudniają czytanie i wydłużają czas, który trzeba poświęcić na lekturę.
Jak pisać?
Pisz prosto, czyli jak? Po pierwsze poprawnie językowo: ortograficznie, gramatycznie, składniowo, interpunkcyjnie. Dlaczego to takie ważne? Bo każdym tekstem wystawisz świadectwo nie tylko sobie, ale również jesteś wizytówką swojego pracodawcy. Liczne błędy językowe świadczą także o braku szacunku do odbiorcy, ale i własnego języka, kultury i historii.
Używaj krótkich zdań, porzuć te wielokrotnie złożone. Nie mieszaj wątków. Wtedy odbiorcy dużo łatwiej będzie Cię zrozumieć. Staraj się, żeby zdania miały nie więcej niż 15-20 wyrazów.
Unikaj form bezosobowych, w szczególności imiesłowów przysłówkowych współczesnych (z końcówką -ąc, np. czytając) i przymiotnikowych czynnych (-ący, np. leżący). Formy zakończone na -no, -to (np. zrobiono, usunięto) również są niewskazane. To samo tyczy się rzeczowników odczasownikowych (np. uzupełnienie, zrealizowanie). Dużo lepsze i łatwiejsze w odbiorze są formy osobowe czasowników.
Strona bierna stosowana w nadmiarze to kolejne zło. Spowalnia czytanie, utrudnia rozumienie tekstu.
Nie pisz w szyku przestawnym ani jak mistrz Yoda. Stosuj naturalny szyk zdania: podmiot, orzeczenie – tak jak w zwyczajnej rozmowie.
Unikaj „iż”, „niniejszym” i górnolotnych sformułowań nieadekwatnych do sytuacji – zaciemniają przekaz. Stosuj proste słowa, znane i powszechnie używane. Dopasuj język do odbiorcy. Wtedy tekst stanie się przystępny i łatwo zrozumiały.
Dodaj do dokumentu słownik. Nie tylko po to, aby wyjaśnić specjalistyczne terminy. Wprowadź do niego też sformułowania i określenia branżowe. To mogą nawet być Twoje definicje stworzone tylko na potrzeby tego konkretnego opracowania lub projektu. Używaj tych wyrażeń zawsze w tym samym znaczeniu. Dzięki temu każdy, kto będzie czytał Twój dokument, będzie mógł go jednakowo zrozumieć, dla wszystkich odbiorców zapisy będą jednoznaczne.
Dodaj do analizy rysunki, grafy, schematy, tabele, projekty ekranów itp.. Koniecznie wszystko podpisz i opisz. Pamiętaj, że obraz wart jest więcej niż tysiąc słów.
Upewnij się, że Twój dokument ma spis treści i spisy tabel czy obrazków. Dzięki temu odbiorca łatwiej będzie mógł odnaleźć to, czego szuka.
Po co to wszystko?
Pamiętajmy, że dokument analizy – jakkolwiek nazwany – SRS, BRS, opis rozwiązania, opis przedmiotu zamówienia czy cokolwiek jeszcze innego – to tekst użytkowy, a nie dzieło literackie. Nie ma mieć walorów artystycznych ani odpowiadać na estetyczne oczekiwania odbiorców. Ma spełnić konkretne zadanie – przekazać informacje tak, aby obie strony – autor i odbiorca – miały pewność, że dobrze się rozumieją.
Podczas pisania dokumentów analitycznych musimy pamiętać, że niejednokrotnie jesteśmy z różnych światów, inaczej możemy rozumieć te same pojęcia. Przecież nieraz trudno jest zrozumieć się z drugim człowiekiem na żywo, kiedy na bieżąco można o wszystko dopytać. W przypadku wymiany dokumentów mamy do dyspozycji jedynie tekst i nie mamy obok jego autora, żeby móc zadać pytanie czy upewnić się, co miał na myśli w punkcie nr 357. Tym bardziej, że przecież wszyscy mamy swoje przyzwyczajenia i nawyki, uproszczenia, kody, skróty myślowe, którymi się posługujemy wewnątrz zespołu czy organizacji.
Dokument analizy to nie drugi „Pan Tadeusz” czy „Nad Niemnem” z licznymi opisami przyrody. Tu liczy się odpowiednio podana treść.
Agnieszka Kukuła
Przygodę z analizą biznesową rozpoczęła ponad 10 lat temu, wspierając organizacje w procesie optymalizacji i wdrażania systemów informatycznych. Po kilku latach przeszła na drugą stronę mocy, by zasilić szeregi dostawców rozwiązań. Uczestniczyła w projektach dla podmiotów m.in. publicznych, z otoczenia biznesu, z branż FMCG, odlewniczej, smart city. Obecnie, w pełni pochłonięta tematyką ubezpieczeń, wspiera klientów VSoft.
Miłośniczka poprawnej polszczyzny. Ostatnio żywo zainteresowana tzw. prostym językiem (plain language).
