Czy Twój system windykacyjny generuje w ciągu miesiąca wiele pozwów sądowych o zapłatę? A gdyby tak składać je masowo, bez konieczności drukowania, dołączania dokumentów dowodowych, pakowania wszystkiego w koperty i rozsyłania po całej Polsce? O ile łatwiej byłoby złożyć wszystkie pozwy do jednego sądu! Wreszcie, być może najważniejsze – a gdyby tak istniała możliwość uiszczania 4 razy niższej opłaty sądowej za pozew?
Jest na to wszystko sposób! Mówimy o Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym (EPU) przeprowadzanym masowo przez e-Sąd z siedzibą w Lublinie. Aby skorzystać z powyższych zalet EPU wystarczy pozwy elektroniczne składać manualnie, bezpośrednio na stronie WWW e-Sądu. Można to robić również w postaci masowych plików XML.
Automatyczna komunikacja z e-Sądem
A co w przypadku, kiedy chcielibyśmy uniknąć konieczności tworzenia plików XML z pozwami, zawierających ogromne ilości danych osobowych oraz danych wrażliwych i kopiowania ich do różnych folderów na komputerach pełnomocników? Co, jeśli zależy nam, aby odpowiednio je zabezpieczyć, spełniając przy tym wymogi RODO? Otóż istnieje rozwiązanie, które to umożliwia. System pośredni – konektor do EPU – otrzymuje dane z systemu będącego źródłem pozwów za pomocą zabezpieczonego kanału, a następnie składa je do e-Sądu za pomocą szyfrowanego połączenia sieciowego.
A czy jest sposób na to, aby pozwy przygotowane wcześniej w systemie źródłowym „składały się same” niezależnie od tego, czy strona WWW e‑Sądu jest aktualnie dostępna, czy wystąpiła jej awaria lub trwają prace wdrożeniowe? Albo niezależnie od tego, czy w danym momencie strona WWW e-Sądu ładuje się szybko czy powoli? Z pomocą znów przychodzi konektor do EPU – jeśli strona e-Sądu nie jest dostępna, konektor będzie pracował za nas przez cały dzień, a jeśli trzeba to również przez całą noc, próbując złożyć nasze pozwy w ustalonych interwałach czasowych. Jeżeli nie uda się teraz – nic straconego, spróbuje za godzinę, aż do skutku. Po otrzymaniu informacji zwrotnej od konektora, pełnomocnik musi zalogować się na stronę WWW e-Sądu wyłącznie po to, aby opłacić i podpisać gotowe, oczekujące na niego paczki pozwów, podpisać paczki pism procesowych, czy też wniosków o egzekucję.
Skoro mowa o paczkach – konektor samodzielnie połączy pozwy, pisma, wnioski w odpowiednie paczki w imieniu poszczególnych pełnomocników, biorąc pod uwagę dopuszczalną przez e-Sąd wielkość paczki, a także biznesowo ustawione parametry, jak np. maksymalną ilość dokumentów lub maksymalną określoną przez biznes opłatę za paczkę pozwów. W takiej sytuacji konektor utworzy kolejną odrębną paczkę, której nie musimy podpisywać w danym dniu, rozkładając ponoszone koszty na kolejne dni miesiąca.
To jednak nie wszystko!
Czy nie byłoby idealnie, gdyby pełnomocnik otrzymywał od systemu komputerowego informacje o nowych postanowieniach i nakazach, zamiast każdego dnia logować się ręcznie do e-Sądu, aby to sprawdzić? Jest to kolejne zadanie, które konektor po prostu wykonuje, codziennie odczytując nowe dane z e-Sądu. Co więcej, konektor rozpozna poszczególne elementy postanowienia, takie jak „kod decyzji”, treść pisma czy uzasadnienie. System będący źródłem pozwów nie musi wyszukiwać tych informacji w danych XML pochodzących z e-Sądu – konektor dostarczy mu je „na tacy”. Wystarczy już tylko pokazać pełnomocnikowi gotową listę spraw oczekujących na jego weryfikację, wygenerować odpowiednie alerty albo przypomnienia e-mail.
Dlaczego akurat VSoft e-Court Collection (VeCC)?
Ponieważ jest to rozwiązanie już wdrożone produkcyjnie, działające na środowisku rzeczywistym. Nasz konektor posiada gotowe funkcje „obchodzące” istniejące problemy z API e-Sądu. Zadbaliśmy o wszystkie „technikalia” związane z EPU.
Co jeszcze potrafi VeCC?
Poprzez VeCC, poza pozwami, można składać do EPU wszelkie pisma procesowe przygotowane wcześniej przez system źródłowy, również te specyficzne, jak zmiana pełnomocnika sądowego czy uzupełnienie adresu, które skutkuje natychmiastową automatyczną aktualizacją adresu pozwanego w EPU, co niweluje opóźnienia podczas prowadzenia sprawy.
Czy cała paczka 30 pozwów, pism lub wniosków zostanie wstrzymana, jeśli znajdzie się w niej przypadkowo jeden bądź kilka błędnych, wymagających poprawienia danych, których e-Sąd nie chce przyjąć? VeCC automatycznie wyłącza z paczki błędne dokumenty i do e-Sądu przesyłana jest paczka składająca się z poprawnych pozwów (pism czy wniosków), dzięki czemu ich bieg nie zostanie wstrzymany. System będący źródłem pozwów otrzymuje w takim przypadku od konektora informację o dokumentach, które należy poprawić i złożyć ponownie.
Konektor i system windykacyjny zamiast tradycyjnego podejścia do obsługi EPU
Automatyzacja komunikacji z EPU pozwala ograniczyć do minimum czynności związane z obsługą biurową w tradycyjnym rozumieniu (obsługa akt, korespondencji) spraw prowadzonych w e-Sądzie. Monitorowanie statusów spraw znajdujących się w EPU, zaczytanych przy pomocy konektora do systemu windykacyjnego, odciąża pracowników, którzy dzięki temu mogą zajmować się wyłącznie tematami rzeczywiście wymagającymi ich uwagi. Takie rozwiązanie umożliwia także masową obsługę dużej ilości spraw przy ponoszeniu ułamka opłaty za pozew w EPU i jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych osobowych.
Idąc jeszcze dalej – nic nie stoi na przeszkodzie, aby w pełni zautomatyzować cały proces sądowy, łącznie ze złożeniem do e-Sądu wniosku o egzekucję. System będący źródłem pozwów, po otrzymaniu z konektora informacji o uprawomocnieniu się nakazu, może przygotować i przesłać do konektora wniosek o egzekucję. A jeśli przygotuje go całkowicie automatycznie, wtedy zadaniem pełnomocnika będzie jedynie podpisanie paczki wniosków w e-Sądzie i będzie on mógł skupić się na obsłudze tych spraw, w których konieczne są działania człowieka, np. tworzenie pism procesowych w przypadku, gdy pojawiło się dodatkowe wezwanie z e-Sądu.
